hej ;)

ett ögonblick, vi värmer upp..

Dataskydd

Vi värnar om din integritet och bär ansvaret om att skydda dina personuppgifter.

Dataskydd


Användarkonto

Ett användarkonto berör vanligtvis dig som är anställd. Nedan berättar vi vilka information vi samlar in, hur personuppgifterna används, ansvar & skyldighet.


Vilken information samlar vi in om “dig” som användare?


För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster via kundportalen behöver vi samla in viss personlig information om dig som användaren. Du kan komma att direkt, eller indirekt, behöva lämna information om dig själv i samband med

- Registrering av konto
- Inloggning till portal
- Beställning av varor & tjänster mot leverantören
- Kontakt med oss (Swepearl) för hjälp eller support

Registrering av konto

För att kunna upprätta ett användarkonto och få behörighet till kundportalen behöver vi samla in uppgifter om dig som Namn & Efternamn, Mobilnummer och E-post adress. Informationen används för att verifiera dig som användare i förebyggande syfte som mot bedrägeri och juridiska krav.

Övrig information som är frivillig att spara på sitt konto är Anställningsnummer, Kostnadsställe eller information om ens manager i samband med Attest.

Inloggning

Vid inloggning till portalen anger du ditt mobilnummer. Mobilnumret transporteras i realtid till användardatabasen med krypterad anslutning för att kontrollera om kontot existerar. Vid framgång skickar vi en 6-siffrig engångskod på SMS som du kan använda för att logga in.

Säkerhet: Engångskoden är giltig upp till 2/3 minuter och är knuten till din IP adress för att säkerställa att ingen på distans kan nyttja koden för inloggning.

Beställning mot leverantörer

När “du” handlar från leverantörer via portalen behöver Swepearl förmedla dina kontaktuppgifter tillsammans med information om beställda varor, när och hur ordern ska levereras samt andra uppgifter som är relevant & viktiga för fakturering till leverantören.

Personuppgifter som förmedlas till leverantören är Namn & Efternamn, Mobilnummer och E-post adress.

Vid beställning och begäran om leverans till adress kommer du att behöva ange levearnsuppgifter bestående av mottagare, gata, postnummer, ort och stad. Leveransuppgifterna förmdelas till leverantören i samband med dina kontaktuppgifter som beställare.

Läs mer om hur din information kan komma att spridas under sektion Spridning av personuppgifter.

När du kontaktar oss

När du kontaktar oss kan vi komma att behöva efterfråga ditt fullständiga namn, mobilnummer eller E-post adress för att kunna hjälpa dig på bästa möjliga sätt.

GDPR Support

Swepearl har en dedikerad kundservice-team som kan nås via gdpr@swepearl.com för att hjälpa dig som användare med frågor som rör dina uppgifter och dataskydd. Kan även innebära borttagning av konto eller ändring av personuppgifter.

Uppsägning av konto

En uppsägning av konto innebär att vi permanent tömmer alla dina personuppgifter som är sparad på kontot och logg-data från alla aktiva databaser samt backup enheter.


När använder Swepearl din information?


Nedan följer scenarion där vi behöver använda din personliga information:

När du skapar ett nytt konto

Vi sparar Namn & Efternamn, E-post adress & Mobilnummer för att kunna upprätta ditt konto.

Din E-post adress använder vi för att skicka en engångskod och verifiera äganderätten.
Ditt Mobilnummer använder vi för att skicka en engångskod via SMS och verifiera äganderätten.

När du verifierar ditt konto i samband med inloggning till portalen

Vi behöver ditt mobilnummer för att kunna skicka en engångskod via SMS. Logg-data bestående av Mobilnummer, IP och tidslag sparas i samband med inloggning-försök för att skydda ditt konto mot intrång.

När du handlar från leverantörer

Namn & Efternamn, E-post adress & Mobilnummer förmedlas alltid till leverantören.

När du kräver attest från din manager/chef på en lagd beställning

Vi skickar en attest-notis till din Manager med dina uppgifter (Namn & Efternamn, E-post adress & Mobilnummer) samt sammandrag på din beställning.


Ansvar & Skyldighet


Vi har som ansvar & skyldighet att bevaka och skydda dina personuppgifter mot intrång.

Vi har som ansvar & skyldighet att kontinuerligt förse dig med rätt information kring hur dina personuppgifter används och vilka har tillgång till dina personuppgifter.

Vi har som ansvar & skyldighet att granska och sätta krav på leverantörer och tredjepart om hur de behandlar dina personuppgifter.

Vi har som krav att enbart samarbeta med partner vilka följer GDPR.


Cookies


Cookies är små textfiler bestående av bokstäver och siffror som lagras temporärt i datorns RAM-minne eller lagras på hårddisken när tjänsten/portalen används. Vi använder cookies för att tillfälligt lagra information i syfte med att förbättra användarupplevelsen. Cookies kan också användas i syfte med att hålla dig inloggad som användare.

Skyldighet & Ansvar dina personuppgifter sparas aldrig i form av Varaktiga cookies.

Varaktiga cookies är cookies som ligger kvar på datorn tills du personligen tar bort dom eller de går ut.

Spridning av personuppgifter

Nedan berättar vi hur och i vilka former din information kan komma att spridas/förmedlas vidare till andra part.



När du handlar från leverantörer


När du handlar från leverantörer via swepearl kommer din information att spridas, passeras och användas på följande sätt

E-post bekräftelse

Dina personuppgifter kommer att hittas i den orderbekräftelse som Swepearl skickar via E-post till leverantören och dig som beställare. Ibland kan en leverantör ha flera E-post mottagare för att säkerställa att din order når fram. I dessa fall skickar Swepearl en kopia av orderbekräftelsen till samtliga mottagare.

Swepearl använder sig utav tjänsten Sendgrid för utskick och leverans av E-post till uppdragsgivare & uppdragstagare.

SMS bekräftelse

Swepearl kan komma att skicka bekräftelse via SMS till det mobilnummer som står som kontaktperson, mottagare eller beställare på beställningen.

En orderbekräftelse är oftast en kort notis om att din order har kommit fram till leverantören. Ibland kan help-desc eller övrig relevant information också framgå i SMS bekräftelsen.

Swepearl använder sig utav tjänsten GatewayAPI för att skicka SMS bekräftelse till dig som beställare. Swepearl kommer alltid stå som avsändare på alla mottagna SMS.

Status bekräftelse

Status bekräftelse är notis eller meddelande som leverantören kan välja att skicka till dig som beställare eller mottagare av leveransen. Bekräftelsen kan skickas via E-post eller SMS och innehåller viktigt information och uppdatering kring din order. Nedan berättar vi om de fall då bekräftelse kan skickas:

- När din order Uppdateras
- När din order Avbokas
- När din leverans är påväg
- När din leverans har levererats